Transfer pricing documentation

Transfer pricing documentation is no longer merely a formal obligation for very large groups. It has become a central element in the management of the tax risk of companies carrying out transactions with related companies established abroad.

In the case of tax controls, this documentation is usually the first document reviewed by the administration. It shall explain the organisation of the group, describe intra-group transactions and demonstrate that the remunerations performed comply with the arm's length principle.

Lately prepared documentation, too general or disconnected from actual transactions, may weaken the overall transfer pricing policy. Conversely, accurate documentation, consistent with accounting and regularly updated, is an essential tool for prevention and defence.

What is transfer pricing documentation?

The purpose of the transfer pricing documentation is to demonstrate that transactions between associated undertakings are remunerated under conditions comparable to those agreed between independent undertakings.

It includes:

sales and purchases of goods;
provision of intra-group services;
management fees;
IT, administrative or financial services;
Loans and cash advances ;
intra-group guarantees;
cash pooling devices;
licenses of trademarks, patents or software;
intellectual property royalties;
transfers of intangible assets ;
international restructuring;
cost allocation agreements.

The documentation should not only describe these operations. It must establish the consistency between contracts, accounting flows, the functions actually performed and the method used to determine the remuneration of each entity.

Which companies are subject to the documentary obligation?

Article L. 13 AA of the Book of Tax Procedures imposes a complete documentation on legal persons established in France whose annual turnover excluding taxes or gross assets on the balance sheet is greater than or equal to EUR 150 million.

The obligation also applies to a French undertaking where:

it owns, directly or indirectly, more than half of the capital or voting rights of an entity meeting that threshold;
more than half of its capital or voting rights is held by an entity meeting this threshold;
it belongs to an integrated tax group comprising an undertaking fulfilling one of these conditions.

The EUR 150 million threshold applies to financial years opened since 1 January 2024. It was previously set at EUR 400 million. Its reduction has brought many intermediate-sized companies into the field of the documentary obligation.

French permanent establishments of foreign companies may also be concerned.

Are companies below the EUR 150 million threshold exempt?

A company that does not meet the threshold of Article L. 13 AA of the LPF is not necessarily exempt from justifying its transfer pricing.

Where the administration finds evidence suggesting an indirect transfer of profits abroad, it may use the procedure provided for in Article L. 13B of the GPA. It can then ask the company for information on:

relations with foreign related companies;
the nature and amount of the operations carried out;
the method of determining prices;
the activities of the foreign companies concerned;
the tax treatment of such transactions abroad.

All SMEs with international intra-group flows therefore have an interest in maintaining documentation commensurate with their size, the complexity of their operations and the level of tax risk identified.

In particular, an SME charging for management fees, royalties or intra-group interests must be able to demonstrate the reality of the operations, the usefulness of the services and the normal nature of the remuneration applied.

Master File and Local File: both components of documentation

The documentation provided for in section L. 13 AA of the FPA consists of two parts:

the main file, commonly called « Master File » ;
the local file, or « Local File ».

These two documents are complementary. The Master File presents the group as a whole, while the Local File analyses the situation of the French company and its transactions with foreign related entities.

What should the Master File contain?

The Master File provides a global vision of the organization and the transfer pricing policy of the group.

In particular, it must present:

Group structure

The document includes a diagram of the group's legal and capital structure and the geographical location of its main operational entities.

Activities and the value chain

The Master File describes the group's main sources of profit, its geographic markets and the supply chain for its main goods and services.

It should help to understand where value-creating functions are performed and how results are distributed among different jurisdictions.

Intra-group services

Key service delivery agreements need to be identified. The documentation presents the entities providing the services, cost allocation policies and the manner in which the fees are calculated.

Intangible assets

The Master File must identify the main intangible assets of the group: trademarks, patents, software, technologies, know-how or customer bases.

It also describes the entities that develop, improve, maintain, protect and exploit these assets. This analysis, commonly referred to as DEMPE, assesses whether the remuneration for intangibles is allocated to entities that actually create their value.

Intra-group financing

The documentation outlines how the group is financed, agreements with independent lenders, the organization of treasury functions and the policy applied to intra-group loans, guarantees and other financial transactions.

The financial and fiscal situation

The Master File includes the group's consolidated financial statements as well as a presentation of advance price agreements and tax decisions on the international distribution of profits.

What should the Local File contain?

The Local File is dedicated to the French company. It should enable the administration to verify that each significant transaction category complies with the arm's length principle.

It consists mainly of the following elements.

A presentation of the French company

The Local File describes:

its management structure;
its organizational chart;
its activity;
its strategy;
its economic environment;
any restructuring that may take place;
transfers of intangible assets which affected it.

A mapping of intra-group transactions

Each transaction category must be identified and quantified:

purchases or sales of goods;
provision of services;
management fees;
loans and interest;
guarantees;
fees;
licences;
transfers of assets;
other financial or commercial transactions.

The amounts must be broken down by type of transaction and by jurisdiction of the foreign payer or beneficiary.

Intra-group agreements

The Local File must include a copy of the main intra-group agreements concluded by the French company.

Contracts must be consistent with actual operations. An agreement providing for certain functions or risks is not sufficient if the facts demonstrate that those functions are performed or that those risks are controlled by another entity.

Functional analysis

The functional analysis identifies, for each entity concerned:

the functions performed;
the assets used ;
the risks assumed and effectively controlled;
human and financial resources mobilized;
contributions to value creation.

This analysis allows the economic profile of entities to be determined: full-function distributor, limited-risk distributor, manufacturer, moulder, service provider, financing centre or owner of intangible assets.

Transfer pricing method

The documentation should explain the methodology used for each transaction category and the reasons for this choice.

The main recognized methods are:

the comparable price method on the free market;
the resale price method;
the cost plus method;
the transactional method of net margin;
the profit-sharing method.

The choice of a method must not be presented in an abstract manner. It must result from functional analysis, the nature of the transaction and the availability of reliable comparable data.

Economic analysis and comparables

Where the chosen method so requires, the Local File presents the search for comparables, selection criteria, any adjustments and the arm's length interval obtained.

Economic data must be sufficiently recent and adapted:

the sector of activity;
the geographical market;
the functional profile of the entity tested;
the characteristics of the transaction;
economic risks.

Reconciliation with the Accounts

The data used to apply the method must be able to be reconciled with the company's annual accounts and accounts.

This reconciliation is essential. Economic analysis based on figures that cannot be linked to accounting loses much of its probative value.

When should the documentation be prepared?

Documentation must be available on the date of the accounting audit commitment.

The 30 days often mentioned are therefore not the normal time for preparation. It only intervenes when the administration finds that the documentation has not been delivered or is incomplete and addresses a formal notice.

Preparing the Master File and the Local File after opening the control presents several risks:

lack of time to perform functional analyses;
difficulties in collecting historical data;
inconsistencies between documentation, contracts and accounting;
use of economic analyses too fast;
impossible to correct practices already implemented;
risk of penalty for late or partial documentation.

The documentation must be compiled and updated as the transfer pricing policy is implemented.

In what format should the documentation be submitted?

The documentation shall be kept in an electronic form allowing the exchange, search and reading of information.

Elle peut notamment être remise sous la forme de fichiers PDF exploitables. Un document constitué uniquement d’images numérisées, sans possibilité de recherche dans le texte, n’est pas adapté aux attentes administratives.

Les tableaux financiers, calculs de marges et analyses économiques doivent également pouvoir être contrôlés et rapprochés des données comptables.

La documentation doit-elle être actualisée chaque année ?

Le Master File et le Local File doivent être réexaminés annuellement.

Certaines parties peuvent demeurer relativement stables, mais les éléments suivants doivent être systématiquement actualisés :

montants des transactions ;
données financières ;
résultats de l’entité testée ;
évolution des activités ;
nouvelles transactions ;
réorganisations ;
modifications contractuelles ;
changement de méthode ;
ajustements de fin d’exercice ;
analyses économiques et comparables ;
évolution des actifs incorporels ;
changement dans le contrôle ou l’allocation des risques.

Une documentation reproduite à l’identique pendant plusieurs exercices est susceptible d’être considérée comme déconnectée de la réalité opérationnelle.

Documentation complète et déclaration 2257-SD : quelle différence ?

La documentation complète ne doit pas être confondue avec la déclaration annuelle simplifiée prévue par l’article 223 quinquies B du CGI, généralement déposée au moyen du formulaire 2257-SD.

Cette déclaration concerne notamment les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel hors taxes ou l’actif brut est supérieur ou égal à 50 millions d’euros, ainsi que certaines entreprises liées à une entité dépassant ce seuil.

Elle doit être transmise par voie électronique dans les six mois suivant l’échéance de dépôt de la déclaration de résultats. Elle présente notamment :

l’activité du groupe ;
ses principaux actifs incorporels ;
sa politique générale de prix de transfert ;
les catégories de transactions intragroupe ;
les montants concernés ;
les juridictions des entreprises associées ;
les principales méthodes appliquées.

La déclaration 2257-SD constitue une synthèse. Elle ne remplace ni le Master File ni le Local File.

Les informations déclarées doivent être cohérentes avec la documentation complète, les comptes annuels et les opérations effectivement réalisées.

Quelles sont les sanctions en cas de documentation absente ou incomplète ?

Lorsque la documentation n’est pas remise ou demeure partielle après mise en demeure, l’article 1735 ter du CGI prévoit, pour chaque exercice vérifié, une amende pouvant atteindre le plus élevé des deux montants suivants :

0,5 % du montant des transactions concernées par les documents manquants ;
5 % des rectifications du résultat fondées sur l’article 57 du CGI et relatives aux transactions non documentées.

Le montant de l’amende ne peut être inférieur à 50 000 euros par exercice vérifié.

Cette sanction peut s’appliquer même en l’absence de rectification lorsque certaines transactions n’ont pas été documentées après la mise en demeure.

Au-delà de l’amende, l’absence de documentation place l’entreprise dans une situation défensive difficile. L’administration peut reconstituer les résultats à partir des informations dont elle dispose et développer sa propre analyse des fonctions, des risques et des comparables.

La documentation est-elle opposable à l’entreprise ?

Depuis les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2024, la cohérence entre la méthode documentée et la méthode réellement appliquée revêt une importance particulière.

Lorsque la méthode utilisée par l’entreprise s’écarte de celle présentée dans la documentation et que cet écart affecte son résultat, la différence est présumée constituer un bénéfice indirectement transféré à l’étranger.

L’entreprise peut renverser cette présomption, mais elle doit alors démontrer l’absence de transfert de bénéfices.

La documentation ne doit donc jamais présenter une politique théorique qui ne serait pas effectivement appliquée. Elle engage l’entreprise sur la description de son organisation, de ses transactions et de sa méthode de rémunération.

Les erreurs les plus fréquemment constatées

Plusieurs faiblesses réduisent considérablement la valeur d’une documentation :

description trop générale du groupe ;
absence de cartographie complète des flux ;
analyse fonctionnelle standardisée ;
contrats incompatibles avec les opérations réelles ;
absence de justification des management fees ;
études de comparables anciennes ou insuffisamment documentées ;
méthode choisie sans explication ;
données financières impossibles à rapprocher de la comptabilité ;
absence d’analyse des pertes récurrentes ;
ajustements de fin d’exercice non expliqués ;
incohérences avec la déclaration 2257-SD ;
absence de mise à jour après une restructuration ;
traitement insuffisant des actifs incorporels et des fonctions DEMPE.

Une documentation volumineuse n’est pas nécessairement une documentation robuste. La qualité de l’analyse et sa cohérence avec les faits sont plus importantes que le nombre de pages.

Comment préparer une documentation défendable ?

Une démarche efficace repose généralement sur les étapes suivantes :

identifier l’ensemble des entités liées et des juridictions concernées ;
cartographier les transactions intragroupe ;
rapprocher les flux des comptes et des déclarations fiscales ;
examiner les conventions intragroupe ;
conduire des entretiens avec les équipes opérationnelles ;
réaliser l’analyse fonctionnelle ;
sélectionner la méthode la plus appropriée ;
effectuer les analyses économiques nécessaires ;
documenter les ajustements et les résultats obtenus ;
vérifier la cohérence avec le Master File, le formulaire 2257-SD et les autres reportings du groupe ;
organiser une procédure annuelle de mise à jour et de validation.

La documentation doit être conçue comme le résultat d’un processus associant les directions fiscale, financière, juridique, comptable et opérationnelle.

L’accompagnement d’un avocat en documentation des prix de transfert

La préparation d’une documentation de prix de transfert ne consiste pas à compléter un modèle standard. Elle nécessite une analyse juridique, économique et opérationnelle de l’organisation du groupe.

Le Cabinet Édouard Pruvost accompagne les entreprises françaises et les groupes internationaux dans :

l’audit de leur documentation existante ;
la préparation du Master File et du Local File ;
la cartographie des transactions intragroupe ;
la réalisation des analyses fonctionnelles ;
la sélection et la justification des méthodes ;
la revue des conventions intragroupe ;
la sécurisation des management fees, financements et redevances ;
la mise en cohérence de la documentation avec la comptabilité ;
la préparation aux contrôles fiscaux ;
la défense de la politique de prix de transfert en cas de rectification.

L’intervention d’un avocat permet d’intégrer dès la phase documentaire les risques juridiques et contentieux susceptibles d’apparaître lors d’un contrôle fiscal.

Une documentation précise, actualisée et conforme aux opérations réelles constitue ainsi bien davantage qu’une obligation réglementaire : elle est le premier instrument de défense de la politique de prix de transfert de l’entreprise.

Textes de référence :